15. aprillil sai teoks ühingu liikmete ammune plaan: korraldada dokumendihalduse konverents. Konverents korraldati koostöös Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskusega. Kuna 2011. aasta on dokumendihalduse juubeliaasta, oli konverentsi õhkkond pidulikust meeleolust kantud.
Konverentsi deviis oli Pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik. Viimase kümne aasta arengud dokumendihalduses on olnud mitmekülgsed: tänaseks päevaks on kehtestatud nõuded dokumendihaldustarkvaradele, toimib eriala süstemaatiline õpetamine, dokumendihalduri kutsesüsteem, lähtumine rahvusvahelistest praktikatest.
Konverentsi päevajuht oli Janne Kerdo Tallinna Majanduskoolist. Tervitussõnad ütles DHÜ juhatuse esimees Katrin Roosileht. Dokumendihaldusprogrammi käivitamisest ja täitmisest ning valdkonna õiguslikest regulatsioonidest, samuti üleminekust paberivabale asjaajamisele viimase kümne aasta jooksul andis ülevaate Riigikantselei Dokumendihalduse osakonna juhataja Kädi Riismaa. Lisaks tõi ta välja erinevad muudatused dokumendihaldust reguleerivates õigusaktides erinevatel aastate ning andis ülevaate elektroonilise dokumendihalduse arengust Eestis. Dokumendihaldusprogrammi Postipoiss juurutamise ja rakendamise rõõmudest ja vaevadest rääkis Anne-Mari Vunder Tallinna Linnakantseleist. Põnev oli ülevaade sellest, kuidas omavahel suhtlevad Postipoisid, linnavalitsuse istungite infosüsteem, volikogu õigusaktide menetlussüsteem ning õigusaktide Postipoiss. Dokumendihalduse viimase kümne aasta arengutest, EDHSi hiilgeajast ning langusest ning selle standardimist ja normeerimisest rahvusvahelisel tasandil andis ülevaate Raivo Ruusalepp Eesti Äriarhiivist. Dokumendihalduse tulevikuvisioonid visandas Veiko Berendsen AS Webmediast. Tema ettekandest jäi õhku palju küsimusi – Eesti dokumendihalduses on veel hulk lahendamata probleeme ja kas neile probleemidele on võimalik leida ka lahendused?
Pärast kosutavat lõunapausi, kus meelelahutuseks musitseeris saksofonist, lahkas e-posti problemaatikat ja võimalusi Tallinna Tehnikaülikooli doktorant Monika Saarmann. Monika andis ülevaate sellest, kuidas hinnata e-kirja sisu ja võimalikult tõhusalt hallata e-postkasti ning pakkus välja ka lahendusi. Juriidilisi aspekte dokumendihalduses selgitas Kaupo Lepasepp advokaadibüroost Sorainen. Tema ettekanne keskendus Eestis aina rohkem kasutust leidvale e-arvele ning selle haldamisele. Info kogumisest ja haldamisest tulenevaid kohustusi, riske ja vastutust tutvustas Kersti Treulich (OÜ Webware). Konverentsi viimane esineja oli digiallkirja seaduse kaasautor ja pikaaegsete kogemustega andmeturbespetsialist Valdo Praust, kes rääkis digiallkirja kasutamise riskidest ja salakaridest digidokumendihalduses, milleks üheks tõsisemaks on digiallkirja "hapuks minemine" ehk võltsitavaks muutumine.
Konverentsi ametlikule osale järgnes ühine tordisöömine. Kokku oli konverentsil 156 osalejat (koos lektoritega.) Osalejad ja esinejad jäid konverentsi sisu ja korraldusega väga rahule. Ühingu eesmärk oli teha konverents kõigile dokumendihalduritele, olenemata sellest, kas nad töötavad erasfääris- või avaliku sektori asutustes. See ka õnnestus, osalejaid tuli väga erineva tegevusvaldkonnaga asutustest. Koolituste ja seminaride korraldamise traditsiooniks muutmiseks ootab juhatus oma liikmetelt või teistelt dokumendihalduse valdkonna inimestelt jätkuvalt ideid koolituste-seminaride teemade-esinejate kohta meiliaadressile juhatus(at)dokumendihaldus.ee või kristi.saarsalu(at)dokumendihaldus.ee.
Dokumendihaldurite Ühingu juhatus tänab meeldiva koostöö eest Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskust ning päeva suurepärase ja professionaalse modereerimise eest Janne Kerdot. Samuti täname kõiki lektoreid ning osavõtjaid!
Konverentsi ajakava:
Toimus 15.04.2011 algusega kell 09:30 Radisson Blu Hotel Olümpia (Liivalaia 33, Tallinn)
Viimase kümne aasta arengud dokumendihalduses on olnud mitmekülgsed: tänaseks päevaks on kehtestatud nõuded dokumendihaldustarkvaradele, toimib eriala süstemaatiline õpetamine, dokumendihalduri kutsesüsteem, lähtumine rahvusvahelistest praktikatest.
Programm:
09.30–09.55 Registreerimine
09.55-10.00 Tervitussõnad päevajuhilt. Janne Kerdo, Tallinna Majanduskool, Ametnikutöö osakonna juhataja
10.00-10.05 Tervitussõnad. Katrin Roosileht, MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu juhatuse esimees
10.05-10.50 Dokumendihalduse arendamisest Eestis: dokumendihaldusprogrammi algusest kuni tänaseni. Kädi Riismaa, Riigikantselei, Dokumendihalduse osakonna juhataja
- ülevaade valdkonna koordineerimisest ja normatiivsest keskkonnast
- Euroopa Liidu ühtsete dokumendihaldussüsteemi nõuete rakendamisest
- üleminekust paberivabale dokumendivahetusele
- dokumendivahetuskeskusest, XML-keele kasutuselevõtust, XML varamust
10.50-11.15 "Postipoisi elu" Tallinna Linnavalitsuse näitel. Anne-Mari Vunder, Tallinna Linnakantselei
- Dokumendihalduse olukord 15. novembril 2000. a, kui võeti vastu avaliku teabe seaduse esimene redaktsioon.
- Riigihanke korraldamine ühtse dokumendihaldussüsteemi saamiseks - võitjaks osutus Postipoiss
- Juurutamise raskused
- 1. mai 2005 - esimese täiselektroonilise menetlusprotsessi juurutamine
- Mis meil praegu on
- Tulevik
Kohvi- ja mahlapaus
11.30-12.15 Dokumendihaldus maailmas – viimase 10 aasta arengud. Raivo Ruusalepp, Eesti Äriarhiiv
- Dokumendihalduse standardimine
- Elektroonilise dokumendihalduse kõrgaeg
- Dokumendihaldus ja e-valitsemise arendamine
12.15-13.00 Dokumendihalduse tulevikust Eestis. Veiko Berendsen, AS Webmedia, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia
Dokumendihalduse tulevik üldises infohalduse tuleviku kontekstis.
Kas alternatiivid on (1) parimal viisil asjaajamise ja dokumendihalduse tugifunktsiooni täitmine või (2) infoarhitektuuriline vaade, mis ei pea oma keskseks tööriistaks dokumentide loetelu, vaid teenuseid, info liigitamist ja juurdepääsu.
Milline on dokumendihalduri kutse tulevik. Mida peaks muutma kutsestandardites ja koolituskavades.
Tehnoloogiliste muutuste võimalik mõju dokumendihalduri tööle.
Dokumendihaldustarkvara funktsionaalsusnõuete tulevik. Kui sügavad peaks olema dokumendihalduri tehnoloogilised teadmised?
Dokumendihalduse normatiivne keskkond: kas stabiliseeriv või muutustele kohustav? Mis saab dokumentide loetelust? Kas arhivaaliga on midagi peale hakata?
13.00-14.00 Lõuna. Meelelahutuseks musitseerib saksofonist
14.00-14.30 E-post organisatsiooni ja töötaja vaates. Monika Saarmann, Tallinna Tehnikaülikooli doktorant
Pole enam uudis, et e-post sisaldab suure osa organisatsioonile olulisest infost. Aga kuidas e-post laiemas plaanis sobitub ettevõtte sisuhaldusesse (ECM)? Ja ikkagi see vana küsimus - kuidas panna töötajaid oma kirjavahetust korrastama ja kättesaadavaks tegema?"
14.30-15.00 Juriidilised probleemid – e-kirjade säilitamine, dokumendihaldussüsteemi kinnitus. Kaupo Lepasepp, Advokaadibüroo Sorainen
- Õiguslik raamistik – Eesti ja EL-i õigusaktid
- Kas ja kuidas võib e-arveid kasutada raamatupidamises ja maksuarvestuses?
- Kuidas minna e-arvetele üle koos oma klientide ja tarnijatega?
15.00-15.40 Info kogumisest ja haldamisest tulenevad kohustused ja riskid, Kersti Treulich, OÜ Webware
- Asutuses kogutav info, mis on oluline ja mis mitte - kuidas sellel vahet teha?
- Info kogumise võimalused ning nendest tulenevad ohud
- Info terviklikkuse tagamine, info kasutatavus ja salastatus
- Vastutus kogutud info kasutamisel ja säilitamisel
15.40-16.15 Digiallkirja kasutamise riskid ja salakarid digidokumendihalduses, Valdo Praust, digiallkirja seaduse kaasautor pikaaegsete kogemustega andmeturbespetsialist
- Digiallkirjastatud tuhandeeurone laenuleping muutub üleöö miljonikrooniseks. Kas tõesti?
- Arvuti annab omapäi digiallkirju, inimene ei tea sellest midagi? Luulu või reaalsus?
- Identiteedivarguse teine tulemine?
- Kas digiallkiri läheb dokumendi pikal säilitamise "hapuks"? Kuidas seda vältida?
- Luubi alla võetakse need ja veel mõned sarnased aktuaalsed teemad, mis on väljaspool kitsast IT spetsialistide ringi kahjuks äärmiselt vähetuntud.
16.15-16.30 Konverentsi lõpetamine. Janne Kerdo. Tallinna Majanduskool, Ametnikutöö osakonna juhataja
