Katrin Leemet, Põllumajandusameti asjaajamisbüroo juhataja, DHÜ juhatuse liige
DHÜ suveseminar toimus juba viiendat korda ja meie rõõmuks oli meeldivalt suur seltskond dokumendihaldureid kogunenud kaunisse Paide ajaloolisse vallitorni. Meie seminariruumgi oli suvisele meeleolule vastavalt avar ning avatud, pakkudes võrratut vaadet ümbritsevale pargile ja linnale.
Seekord keskendusime oma seminaril dokumendihaldurite töös ettetulnud põnevamate lahenduste ja arenduste ning kasutajakogemuse jagamisele. Väga meeldiv oli kuulda juba aastatepikkusest kogemustest dokumendihalduse valdkonnas tegutsemisel. See näitab, et on õige amet valitud ning indu ning tahtmist oma töö arendada jätkub.
Päeva alguses saime kuulda-näha dokumendihalduse lahendustest Eesti Pangas, kus on DHSina juba 15 a kasutusel OpenText Content Server (Livelink). Põnev oli näha ka veidi dokumendihalduse köögipoolt ning lahendusi. Eks kõikidel suveseminaril osalejatel jäi ka isiklikul tasandil midagi silma-kõrva ja mulle näiteks meeldis Eesti Panga varaarvestuse põhimõttel loodud meenete jagamise lahendus.
Seejärel tutvustas Age Leedo hankedokumentide haldamise lahendust SA Põhja-Eesti Regionaalhaiglas. Väga põnev oli teada saada ka dokumendihaldusega integreeritud dokumentide töötoast, mis võimaldab erinevatel haiglas töötavatel assistentidel kiirelt leida vajalikku infot või juhendmaterjali ning saada päevakohast infot.
Pärast meeleolukat elava muusika saatel nauditud maitsvat lõunasööki Wittensteini torni kupli all suundusime tagasi seminariruumi ja päev jätkus juba suurettevõtte Eesti Energia dokumendihalduse tutvustamisega. Teejuhiks oli meile taas juba varasemalt suveseminarilt tuttav Kaire Karp, kes tutvustas personali töösuhtedokumentide ühtlustamist terves ettevõttes. Eesti Energias on mitu tasandit ning läbi oli vaja mõelda nii töö korraldamise ühtlustamine kui ka vormiline ühtsus.
Päeva lõpus avanes mul võimalus näidata paari Webdesktopi platvormil tehtud arendust, mille oleme Põllumajandusametis kasutusele võtnud. Üks lahendus oli „kolm ühes“ välislähetuse vorm, kus kogu lähetusega seotud info ning dokumentsatsioon on koondatud ühte nn virtuaalsesse toimikusse. See võimaldab infot efektiivsemalt hallata ja hoida kokku aega. Teiseks näiteks tõin meie sõidupäeviku lahenduse, mis võimaldab lisaks sõidupäeviku igakuisele aruandele saada kätte ka autode kasutamise olulisemad näitajad analüüsi tarbeks.
Seminaril ettekandeid kuulates jäid kõlama dokumendihalduritele nende töös väga tuttavad mured ning probleemkohad - vajadus mõista lõppkasutajat ning suutlikkus minna n-ö rohujuuretasandile, nii nagu Kaire Karp oma ettekandes välja tõi; organisatsiooni juhi oluline roll dokumendihalduse arendamisel ning loomulikult vajab enamik dokumendihaldureid suuremate projektide loomisel enda ümber usaldusväärset ning asjatundlikku meeskonda.
Väga põnev oli näha, kuidas erinevad asutused oma tööd korraldavad ja lahendusi leiavad. Kõik see pani mõtlema, et dokumendihalduse eriala inimesed peavad teinekord olema ka loovad ning mõtlema avaramalt. Loodan, et sellises formaadis ehk „dokumendihaldurilt dokumendihaldurile“ üritusi tuleb veel ja tõeliselt tore ning inspireeriv on teiste kogemusi kuulata-vaadata.
Osalejate tagasiside suveseminarile oli väga positiivne ja arvamused järgmised:
- "Kõigepealt väga lahe koht seminari pidamiseks, väga hea idee!
- Esinejad samamoodi toredad ja tragid dokumendihalduse vedajad. Kõige enam tooksin esile Kaire esitust, sest tema lugu ongi minu arust see edulugu, mida kõik otsivad, selle taga on meeletu töö, aga on tulnud ka saavutused. Ning peamine märklause, mida Kaire rõhutas ja ma ise pidevalt teistele ütlen, et dokumendihaldussüsteem (tarkvara) ja selle toimimine ei tohi olla dokumendihalduri unistus, vaid peab olema lihtkasutajale sõbralik toode. Kahjuks unustatakse see pidevalt ära."
- "Meeldis, et suveseminaril oli taotluslikult või juhtumisi üks läbiv teema ning seekord siis elektrooniliste süsteemide arendused või/ja edulood. Kui võrrelda seminari DH aastakonverentsiga, siis minu arvates oli seminar kokkuvõttes kvaliteetsem ning inforikkam. DH aastakonverents oli paljuski juba avaldatud info ülekordamine, kuid ka seal oli üht-teist põnevat."
- "Seminari lõpus õhku visatud idee algatada (taaselustada?) ümarlauad, kus ühiste murede ja ideedega inimesed saavad kokku ja arutlevad, on minu arvates kiiduväärt mõte. Kipun küll arvama, et kui seminarile ning aastakoosolekule jõuab ainult ühingu kõige aktiivsem osa, siis ümarlaudadest võtaks heal juhul osa sama kuulajas-rääkijaskond ning halvemal juhul veel väiksem hulk liikmeid (need kõige-kõige eesrindlikumad). Kas sellisel juhul ei või tekkida erinevate arvamuste vähesus ning ühingu ümarlaua mudel kui selline ei saa juba alguses kannatada... Ehk siis mingi omanäolisus, mingi lisaboonus/nüanss võiks ümarlaual olla. Kui mõte juhtub siinkohas kuidagi erksasti edasi liikuma, siis eks ma õigel hetkel annan märku ;-)".
- "Tänan Ühingu juhatust kes meid ikka kokku kutsub ja üritusi korraldab! Wittensteini ajakeskus oli seminariks super koht! Esinejatest sain mina kõige enam enda jaoks huvitavat materjali Kaire Karpi ettekandest ja Pille Vestungi ettekandest. Kaire tegemistega pole ma olnud viimastel aastatel kursis ja muljetavaldav oli kuulata, kuidas ta suures organisatsioonis on suhteliselt lühikese ajaga suutnud palju ära teha. Ja Pille ettekanne eelkõige selle tõttu, et kasutame Maksu- ja Tolliametis sama süsteemi ja hea on kuulata, et selles süsteemis saab häid asju ka ära teha, tuleb vaid osata tellida."
