Juba traditsiooniks saanud Dokumendihaldurite Ühingu 2009. aasta suveseminar toimus sel aastal 29. augustil Pirita-Kosel K. Pätsi Vabaõhukoolis. Kuigi seminari teemad olid läbinisti tõsised ja erialased, möödus päev sõbralikus ja vabas õhkkonnas. Seminaril osalejad said üksteisega paremini tuttavaks ning koduteele kaasa mitmeid ideid ning näpunäiteid.
Päeva esimese poole teemaks oli "Mida pidada silmas asutusele dokumendihaldussüsteemi valides". Ettekandega esinesid Piret Tamm-Vessin (Sisekaitseakadeemia), Kaire Karp (Eesti Energia AS) ja Veiko Berendsen (AS Webmedia).
Teema oli intrigeeriv ning saime kuulda professionaalseid nõuandeid nii kliendi kui ka tarkvara pakkuja vaatenurgast:
- Uus dokumendihaldussüsteem toob paratamatult kaasa laiemad muutused asutuse dokumendihalduses, sest muidu kanduvad vanad vead uude süsteemi ning oodatud efektiivsus jääb tulemata.
- Dokumendihaldussüsteemi soetamiseks ja edukaks juurutamiseks on vajalik asutuse juhtkonna toetus. Leia nö sponsor juhtkonnast.
- Dokumendihaldussüsteemi hankimiseks ja juurutamiseks on mõistlik luua projektimeeskond, kuhu kuuluvad tarkvara müüjate esindajad, asutuse IT-spetsialistid, juhtkonna asjast huvitatud esindaja, dokumendihaldurid ja mõni sõltumatu dokumendihalduse ekspert.
- Dokumendihalduse tarkvara peavad valima asutuse IT-spetsialistid ja dokumendihaldurid üheskoos.
- Mõelge läbi dokumendihalduse ja asutuse kogu infohalduse liidestumise vajadused ja võimalused - millised protsessid saaks/peaks kaasama, kuidas oleks võimalik asutuse töövooge automatiseerida jne.
- Asutusepoolne eeltöö tuleb teha korralikult. Vaja on kaardistada kõik asutuses kasutatavad infosüsteemid, määratleda hangitava dokumendihaldussüsteemi eesmärgid, paika panna hanke tähtajad ja vaheetapid, kirjeldada riskid jne. Loo omapoolne visioon!
- Uuele dokumendihaldussüsteemile funktsionaalsusnõudeid koostades peab lähtuma konkreetse asutuse tegelikest vajadustest - tarkvara peab toetama asutuse tööfunktsioone mitte vastupidi. Lisaks funktsionaalsusnõuetele fikseerige kindlasti ka uue dokumendihaldussüsteemi mittefunktsionaalsed nõuded.
- Ärge eirake tavakasutajate maitset kasutajaliidese osas.
- Jälgige, et juurutamisel ei tekiks tellija ja pakkuja vahel möödarääkimist, leidke ühine keel.
- Tarkava ise juurutamise ja tavakasutajate koolitamisega peab olema ettevaatlik ning võimaluse korral sellest loobuma.
Saime teada, kuidas oma koduses või asutuse fotoarhiivis fotode süstematiseerimist paremini korraldada:
- Kui tahame fotot töödelda, siis tuleb jälgida, et foto oleks salvestatud pildiformaati, mis võimaldab foto töötlemist nii, et foto jääks kvaliteetseks.
- Fotode süstematiseerimisel kasutada märksõnu, teemasid ja mitte dateeringut.
- Säilitada tuleks alati ka originaalpilt, mitte ainult töödeldud variant.
- Fotode süstematiseerimiseks ja säilitamiseks sobivad hästi programmid Photoshop Elements (harrastusfotograafile) ja AdobePhotoshop Lightroom (professionaalile).
- Fotoarhiivi säilitamiseks kasutada kõvakettaid ja internetipõhiseid teenuspakkujaid (Google, MobilMe jne).
Seminari materjalid:
- Kuidas valida dokumendihaldustarkvara Sisekaitseakadeemia näitel. Piret Tamm-Vessin.
- Kuidas valida dokumendihaldustarkvara. Kaire Karp.
- Digitaalfotode formaadid ja fotode säilitamine. Jaan Kurm.
- Seminari päevakava.
