Terminoloogia sõnastik
Ajavahemikul 2010 - 2011 toimusid Dokumendihaldurite Ühingu eestvõttel dokumendihalduse terminoloogia töögrupi kohtumised. Analüüsiti ja määratleti järgmised terminid:
  1. Allkiri - omakäeliselt kirjutatud nimi või digitaalne andmete kogum, mis seob allkirja andja dokumendiga. (signature)
  2. Allkirjastaja - volitatud isik, kes annab allkirja. Märkus: dokumendi koostaja on see, kes kirjutab või koostab dokumendi; dokumendi autor vastutab sisu eest. (signatory)
  3. Arhivaal - dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. (archival record, archival document)  
  4. Arvamuse küsimine/andmine – asja lahendamiseks vajaliku informatsiooni küsimine/andmine.
  5. Asi - ühe küsimuse lahendamine ja selle dokumenteerimine. Asja sünonüüm on juhtum.
  6. Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks.
  7. Asjaajamiskord - alusdokument organisatsiooni asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks.
  8. Asjaajamisperiood - fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes.
  9. Digitaaldokument - masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument (EVS 882-1:2006). Digitaaldokumendi sünonüüm on elektrooniline dokument. !! e-dokument - mittesoovitatav väljend, mis tekitab segadust.
  10. Dokumendi elukäik - protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis. Märkus: Eristatakse elukäigu kolme etappi: I-aktiivne, II-poolaktiivne, III-passiivne. (records life cycle)
  11. Dokument (1), laiem mõiste – jäädvustatud terviklik teave. (document)
  12. Dokument (2), kitsam mõiste - jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks. (record)
  13. Dokumentide hoidmine - dokumentide alalhoiu ja kättesaadavuse tagamine. (storing, maintaining)
  14. Dokumentide loetelu - liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend.
  15. Dokumendihaldus - tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks. (records management)
  16. Dokumendihaldussüsteem - dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks.
  17. Dokumendiregister - dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab dokumendi olemasolu ning selle hõlmamist dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on dokumendil viit.
  18. Dokumendiringlus – dokumentide liikumine töövoos.
  19. Dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. (records system)
  20. Eraldamine – dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus. (disposition)
  21. Funktsioon - tegevuste kogum, mida organisatsioon täidab oma eesmärkide saavutamiseks. Märkus: Funktsioonipõhises liigitusskeemis on funktsioon ülemine liigitustasand. (function)
  22. Hõlmamine - dokumendi või teaviku loogiline sidumine liigitusskeemiga või muu süsteemiga (arvestades protseduurireegleid). Märkus: Ära aja segamini hõlmamist ja registreerimist! (capture)
  23. Hävitamine– toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt hävitatakse või kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada. (destruction)
  24. Jälgimine – dokumentidega seotud toimingute kohta informatsiooni kogumine ja selle kasutamine. (tracking)
  25. Kaust – organiseerimisüksus, kuhu on paigutatud dokumendid. (folder)
  26. Kinnitamine – dokumendi või selle osa sisu õigsuse tõestamine. (certification)
  27. Klassifikaator – elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide ja muude andmeobjektide paremaks organiseerimiseks või leidmiseks kasutatav vahend, mis võimaldab erinevaid vaateid ja otsinguid. (classifier)
  28. Klassifitseerimine – mõisteid tähistavate sümbolite korrastamine hulkadeks ja nende alljaotisteks, et väljendada mõistete suhteid. (classification)
  29. Kooskõlastamine – toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja kohta. (approval activity)
  30. Liigitamine - dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine. (classifying)
  31. Liigitusskeem - funktsioonide, sarjade ja dokumentatsiooni struktureeritud esitus. Märkus: Mittesoovitatav on kasutada terminit "liigitunnus". Selle asemel kasuta "dokumendiliigi tähis" või "dokumendiliik". (classification scheme)
  32. Menetlus – õigusliku sisu ja tähendusega protsess. (procedure) Märkus: Ebasoovitatav dokumendihalduse kontekstis!
  33. Protsess – ühe eesmärgi nimel tehtavate tegevuste jada. (process)
  34. Registreerimine - hõlmatud dokumendi või teaviku andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine. (registration)
  35. Sari - vahend dokumentide grupeerimiseks tegevuste või toimingute kaupa või muude (liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) tunnuste alusel. Sarja piires võib dokumente koondada toimikuteks. Märkus: Funktsioonipõhises liigitusskeemis on sari (toimikuid, asju või muid dokumentide rühmi koondav) liigitustasand. (series)
  36. Säilitamine - dokumentide hoidmine ja nende säilivust tagavad tegevused. Märkus: Säilitustegevuste hulka kuuluvad näiteks: säilitusstrateegiate väljatöötamine, keskkonnatingimuste loomine ja kontroll, hoidla sisseseade valimine ja hooldamine, konserveerimine ja restaureerimine. (preservation)
  37. Säilitusajakava - mitmeastmeline reeglistik, mis määrab vähemalt dokumentide säilitustähtaja, eraldustoimingud ja -põhjuse. (retention schedule)
  38. Säilitustähtaeg - lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või säilitada. (retention period)
  39. Tegevus - omavahel seotud toimingute jada kindla tulemi saavutamiseks. (activity; process)
  40. Toimik - ühe juhtumiga seotud või üheliigiliste dokumentide kogum. (file)
  41. Toiming - tegevuse osa, millel on iseseisev tulemus. (transaction)
  42. Töövoog – tööülesannete ja toimingute reeglipärane jada protsessi eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks. (workflow)
  43. Tööülesanne – isikule või rollile määratud toiming. (task) Märkus: Tööülesanne võib olla saadud täitmiseks, lahendamiseks, teadmiseks ja arvamuse andmiseks.
  44. Viseerimine - Märkus: vananenud termin. Selle asemel soovitatakse kasutada kooskõlastamine või kinnitamine.
  45. Üleandmine - dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine. (transfer)    
  46. Üleviimine - dokumendi viimine ühest hoiukohast (sh ühest infosüsteemist) teise. (transfer)