Ajavahemikul 2010 - 2011 toimusid Dokumendihaldurite Ühingu eestvõttel dokumendihalduse terminoloogia töögrupi kohtumised. Analüüsiti ja määratleti järgmised terminid:
- Allkiri - omakäeliselt kirjutatud nimi või digitaalne andmete kogum, mis seob allkirja andja dokumendiga. (signature)
- Allkirjastaja - volitatud isik, kes annab allkirja. Märkus: dokumendi koostaja on see, kes kirjutab või koostab dokumendi; dokumendi autor vastutab sisu eest. (signatory)
- Arhivaal - dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. (archival record, archival document)
- Arvamuse küsimine/andmine – asja lahendamiseks vajaliku informatsiooni küsimine/andmine.
- Asi - ühe küsimuse lahendamine ja selle dokumenteerimine. Asja sünonüüm on juhtum.
- Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks.
- Asjaajamiskord - alusdokument organisatsiooni asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks.
- Asjaajamisperiood - fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes.
- Digitaaldokument - masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument (EVS 882-1:2006). Digitaaldokumendi sünonüüm on elektrooniline dokument. !! e-dokument - mittesoovitatav väljend, mis tekitab segadust.
- Dokumendi elukäik - protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis. Märkus: Eristatakse elukäigu kolme etappi: I-aktiivne, II-poolaktiivne, III-passiivne. (records life cycle)
- Dokument (1), laiem mõiste – jäädvustatud terviklik teave. (document)
- Dokument (2), kitsam mõiste - jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks. (record)
- Dokumentide hoidmine - dokumentide alalhoiu ja kättesaadavuse tagamine. (storing, maintaining)
- Dokumentide loetelu - liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend.
- Dokumendihaldus -
tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide
koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks.
(records management)
- Dokumendihaldussüsteem - dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks.
- Dokumendiregister -
dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab dokumendi olemasolu ning selle
hõlmamist dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on dokumendil viit.
- Dokumendiringlus – dokumentide liikumine töövoos.
- Dokumendisüsteem
- isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja
nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide
haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. (records system)
- Eraldamine – dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus. (disposition)
- Funktsioon
- tegevuste kogum, mida organisatsioon täidab oma eesmärkide
saavutamiseks. Märkus: Funktsioonipõhises liigitusskeemis on funktsioon
ülemine liigitustasand. (function)
- Hõlmamine - dokumendi või teaviku loogiline sidumine liigitusskeemiga või muu süsteemiga (arvestades protseduurireegleid). Märkus: Ära aja segamini hõlmamist ja registreerimist! (capture)
- Hävitamine–
toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt hävitatakse või
kustutatakse elektroonilises süsteemis nii, et neid ei ole edaspidi
võimalik taastada. (destruction)
- Jälgimine – dokumentidega seotud toimingute kohta informatsiooni kogumine ja selle kasutamine. (tracking)
- Kaust – organiseerimisüksus, kuhu on paigutatud dokumendid. (folder)
- Kinnitamine – dokumendi või selle osa sisu õigsuse tõestamine. (certification)
- Klassifikaator –
elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide ja muude
andmeobjektide paremaks organiseerimiseks või leidmiseks kasutatav
vahend, mis võimaldab erinevaid vaateid ja otsinguid. (classifier)
- Klassifitseerimine – mõisteid tähistavate sümbolite korrastamine hulkadeks ja nende alljaotisteks, et väljendada mõistete suhteid. (classification)
- Kooskõlastamine – toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja kohta. (approval activity)
- Liigitamine - dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine. (classifying)
- Liigitusskeem - funktsioonide, sarjade ja dokumentatsiooni struktureeritud esitus. Märkus: Mittesoovitatav on kasutada terminit "liigitunnus". Selle asemel kasuta "dokumendiliigi tähis" või "dokumendiliik". (classification scheme)
- Menetlus – õigusliku sisu ja tähendusega protsess. (procedure) Märkus: Ebasoovitatav dokumendihalduse kontekstis!
- Protsess – ühe eesmärgi nimel tehtavate tegevuste jada. (process)
- Registreerimine - hõlmatud dokumendi või teaviku andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine. (registration)
- Sari -
vahend dokumentide grupeerimiseks tegevuste või toimingute kaupa või
muude (liigi, vormi, saamise, loomise, kasutamise) tunnuste alusel.
Sarja piires võib dokumente koondada toimikuteks. Märkus:
Funktsioonipõhises liigitusskeemis on sari (toimikuid, asju või muid
dokumentide rühmi koondav) liigitustasand. (series)
- Säilitamine -
dokumentide hoidmine ja nende säilivust tagavad tegevused. Märkus:
Säilitustegevuste hulka kuuluvad näiteks: säilitusstrateegiate
väljatöötamine, keskkonnatingimuste loomine ja kontroll, hoidla
sisseseade valimine ja hooldamine, konserveerimine ja restaureerimine. (preservation)
- Säilitusajakava - mitmeastmeline reeglistik, mis määrab vähemalt dokumentide säilitustähtaja, eraldustoimingud ja -põhjuse. (retention schedule)
- Säilitustähtaeg - lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või säilitada. (retention period)
- Tegevus - omavahel seotud toimingute jada kindla tulemi saavutamiseks. (activity; process)
- Toimik - ühe juhtumiga seotud või üheliigiliste dokumentide kogum. (file)
- Toiming - tegevuse osa, millel on iseseisev tulemus. (transaction)
- Töövoog – tööülesannete ja toimingute reeglipärane jada protsessi eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks. (workflow)
- Tööülesanne – isikule või rollile määratud toiming. (task) Märkus: Tööülesanne võib olla saadud täitmiseks, lahendamiseks, teadmiseks ja arvamuse andmiseks.
- Viseerimine - Märkus: vananenud termin. Selle asemel soovitatakse kasutada kooskõlastamine või kinnitamine.
- Üleandmine - dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine. (transfer)
- Üleviimine - dokumendi viimine ühest hoiukohast (sh ühest infosüsteemist) teise. (transfer)