Dokumendihalduse konverents "Uued normid, uued vormid 2012"

Külli Kool, DHÜ juhatuse liige
20.04.2012

Kevadeti on saanud traditsiooniks dokumendihalduse konverentsi korraldamine Dokumendihaldurite Ühingu eestvedamisel. Tänavune konverents toimus 11. aprillil Radisson Blu Hotel Olümpias ning läbivaks teemaks oli Eesti õigusruumis ja dokumendihalduse korraldamises toimunud muutused infoühiskonna arendamise taustal. Huvilisi oli kokku tulnud üle saja ning päeva juhtis energiline ja rõõmsameelne Janne Kerdo.

Konverentsi juhatas sisse Raivo Piiritalo ning Liivi Karpištšenko ettekanne infoühiskonna teenuste arendamisest ja selle seotusest dokumendihaldusega. Ettekande esimene pool keskendus avalikele teenustele ja nende arendamise põhimõtetele ning ühtlasi tutvustati tulevikus loodavaid eesti.ee kasutusvõimalusi, mis hõlbustavad riigi ja kodaniku vahelist suhtlemist.

Seejärel rääkis Liivi Karpištšenko avaliku sektori asjaajamise arengu koordineerimise erinevatest etappidest ning tutvustas 2012. aastal loodud dokumendihaldusnõukogu, mille põhiülesandeks sel aastal on dokumendihalduse statistika tegemine.

Järgmisena oli päevakavas Veiko Berendseni ettekanne Moreq 1, 2, 3 funktsionaalsusnõuete kasutamise kohta. Tema esitlus keskendus asutustes kasutatava Moreq´i praktikale ning selles tõdeti, et tihti ei ole dokumendihaldussüsteemi valikul kõige määravamaks toote nõuetele vastavus, vaid hoopis selle hind, varasem reputatsioon või soov arendada endale parim dokumendihaldussüsteem. Põhikäsitlus langes Moreq 2010-le, mis vaatleb dokumendihaldussüsteemi ühe osana kogu asutuse infohaldusest.

Raivo Ruusalepp rääkis uuest ISO standardite perekonnast 30300 Management System for Records, mille otseseks sihtgrupiks ei ole dokumendihaldurid, vaid hoopis tippjuhtkond. Standard on dokumendihaldurile abivahend selgitamaks juhtkonnale, miks on dokumentide haldamine oluline. Ühtlasi räägiti, kuidas MSR-i asutuses juurutada, kuidas olukord pärast juurutamist paraneb ning millist kasu tõuseb sellest dokumendihaldurile.

Edasi räägiti e-arvetest ja nende praktikasse juurutamisest. Sissejuhatava osa e-arve olemuse ning selle kasutamise võimaluste kohta tegi Kadri Ruttas Riigi Infosüsteemi Ametist. Janika Kabur tutvustas e-arve lahendust Webmedia arendatud Delta näitel ning Ingmar Pappel Interinxi arendatud Amphora näitel.
Seejärel tutvustas Eero Vegmann riigi infosüsteemi haldussüsteemi (RIHA) eesmärki, haldamise põhimõtteid ja rääkis, miks selline süsteem vajalik on.

Päeva viimane esineja Hille Oidema rääkis paber- ja digiarhiivi paralleelsest haldamisest. Juttu tuli hübriidtoimikutest ja nende arhiveerimisest uue arhiiviseaduse valguses.

Konverents andis suurepärase ülevaate dokumendihalduse arengusuundadest nii meil kui ka rahvusvahelisel areenil. Osalejad said kindlasti häid mõtteid ja huvitavaid ideid oma asutuse dokumendihalduse parendamiseks. Jääme põnevusega järgmist konverentsi ootama.