1. Milline oli raamliigitusskeemi loomise peamine ajend ja kuidas määratlesite selle eesmärgid?

2021. a oktoobris käivitasime Riigi Tugiteenuste Keskuses (RTK) dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti, mille üheks eesmärgiks oli asutuste dokumendihalduse praktikate ühtlustamine ja teabe dubleerimise vähendamine erinevates infosüsteemides. Kaasatud oli 8 esimest pilootasutust, kellele alustasime keskse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse pakkumist 2023. a jaanuarist.

Ühe pilootprojekti tegevussuunana määratlesime teabe liigitamise standardimise ehk siis raamliigitusskeemi (RLS) väljatöötamise. Liigitusskeem on üks olulisemaid teabehalduse alusdokumente, mis annab ülevaate kogu asutuse teabest. Selle abil saab planeerida ja hallata kogu teabe elukäiku. Uue liigitusskeemi väljatöötamine on asutuse jaoks üsna aeganõudev ettevõtmine, eriti kui teabehalduse ja dokumendihalduse ressurssi asutuses napib. Alustasime teadmisega, et liigitusskeemid on asutustes üsna erineva ülesehitusega, mida näitasid ka pilootasutuste näited.

RLSi väljatöötamise peamiseks eesmärgiks on viia avaliku sektori asutustes tekkiva teabe liigitamine ühtsetele alustele ja lihtsustada asutuste jaoks liigitusskeemide koostamise protsessi.

2. Kuidas toimus raamliigitusskeemi väljatöötamise protsess ning millised osapooled olid kaasatud?

Pilootprojekti alguses moodustasime mitu töörühma, mille hulgas oli ka liigitusskeemi töörühm. Kaasatud olid dokumendihalduse eest vastutajad erinevatest asutustest ja Rahvusarhiiv. Töörühma põhikoosseis on välja toodud RLS juhises, kuid peaaegu kaheaastase protsessi vältel oli sisendi andjaid kindlasti palju rohkem.

Protsessiga alustades jagasime RLS väljatöötamise kaheks etapiks:

· I etapp - juhtimise ja tugifunktsioonidega seotud teabe liigitamine.

Eesmärgiks oli ühtlustada funktsioonide ja sarjade moodustamise alused, nimetused, tähised, säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud, hoiukohad, jm. I etapp lõppes 2024. a septembris. RLS I osa on koos rakendamise juhisega kättesaadav RTK veebilehelt.

· II etapp - põhifunktsioonidega seotud teave ja selle liigitamine.

Alustame 2025. aastal. Kindlasti saab see olema keerulisem protsess, kuna põhifunktsioonid on igas asutuses erinevad ning pigem peame leppima kokku funktsioonide ja sarjade moodustamise üldpõhimõtted.

3. Kas pilootprojekti raames avastati olulisi väljakutseid, mida tuli skeemi väljatöötamisel arvesse võtta?

Pilootprojekti raames oli üheks suurimaks väljakutseks selgitada välja need osad teenusest, mida saab ja on mõistlik ühtlustada. Samamoodi ka RLS-i väljatöötamise protsessis. Mõned näited RLS-iga ühtlustatud põhimõtetest:

· RLS sisaldab kogu teabeväärtusega teavet. Siin tulid asutustes esile erinevad praktikaid, nt ei olnud liigitusskeemi hõlmatud teave, mis asub väljaspool dokumendihaldussüsteemi (DHS), võrguketas, muu infosüsteem, keskne riiklik infosüsteem, vm. Asutuse vaates on aga oluline, et ülevaade oleks kogu teabest, sõltumata teabe formaadist või selle hoiukohast.

· Juurdepääsupiirangute (JPP) kajastamine. Lähtusime Andmekaitse Inspektsiooni seisukohast, et välja tuleb tuua kõik sarjad, milles tekkiv teave on või võib olla JPP-ga. Kuna LS kinnitatakse enamasti asutuse juhi poolt, siis annab see teabe vastuvõtmisel või loomisel volituse ja aluse JPP määramiseks.

· Säilitustähtaegade ühtlustamine. Leppisime kokku, et säilitustähtaeg kajastab teabe säilitamise minimaalset aega asutuses. Näiteks kui teave on hinnatud arhiiviväärtuslikuks, siis säilitustähtaeg näitab asutuses säilitamise aega (enamasti 10 aastat), peale mida antakse teave üle Rahvusarhiivi. Kus oli võimalik, võtsime ühtlustamise aluseks muidugi õigusaktidest tulenevad tähtajad.

· Teabe kandja (paber või digitaalne). Kui igapäevase teabehalduse käigus paberdokument digiteeritakse ja säilitamisele kuulub digitaalne dokument, siis LS-s näidatakse teabe kandjana „digitaalne“. Ka siin paistis asutustel erinevaid praktikaid.

Need on mõned näited ühtlustatud põhimõtetest, detailsemalt saab tutvuda RLS juhises.

4. Mis olid põhialused funktsioonide ja sarjade määratlemisel raamliigitusskeemis?

Teabe liigitamisel funktsioonidesse ja sarjadesse lähtusime funktsiooni ja sarja määratlustest:

• Funktsioon on üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet.

• Sari seob funktsiooni piires ühe või mitme tunnuse alusel kokku kuuluvat teavet, mis moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: andmete kogum ja/või dokumendiliik; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse; koht infosüsteemis; säilitustähtaeg; juurdepääsutingimus.

Alltasandeid (allfunktsioone, allsarju) RLS-is välja ei ole toodud ja liigitusskeemi kasutajamugavuse seisukohast ei soovita me seda teha ka asutuste liigitusskeemide koostamisel.

Kuna I etapis keskendusime juhtimise ja tugifunktsioonidele, siis funktsioonide määratlemisel lähtusime asutuste tugitegevuste jaotusest ning lihtsustasime ja ühtlustasime nimetusi. Näiteks, kui varem kasutati funktsiooni nimetusena sageli „PERSONALITÖÖ KORRALDAMINE“, siis RLS-is on selle nimetus „PERSONALITÖÖ“, samas kui „ORGANISATSIOONI TÖÖ KORRALDAMINE“ asemel on funktsioon „JUHTIMINE“, jne.

Sarjade loomisel vältisime n.-ö üleliigitamist ja püüdsime koondada samade tunnuste alusel tekkivat teavet rohkem kokku. Näitena võib tuua käskkirjade sarja, mida osades asutustes on allkirjastaja järgi liigitatud erinevatesse sarjadesse. Ka kirjavahetuse sarju tõime rohkem kokku. See võiks muuta õige sarja valiku tegemise lõppkasutajate jaoks lihtsamaks, teabe leidmine DHS-is on aga tagatud metaväljade kaudu.

5. Kuidas tagati, et raamliigitusskeem oleks paindlik, kuid samas ka piisavalt üksikasjalik erinevate avaliku sektori asutuste vajaduste katmiseks?

Üks võtmesõna on ikkagi võimalikult laiapõhjaline kaasatus. RLS-i kavand läbis kaks arvamusküsitlust – eraldi personalifunktsiooniga seotud teave, kus arvamust avaldasid ka personalitöötajad ning juhtimise ja ülejäänud tugifunktsioonidega seotud teave. Ministeeriumide kaudu küsisime arvamust ka hallatavatelt asutustelt ja meil oli tõesti hea meel selle üle, et saime mõlemalt ringilt üsna palju tagasisidet. Kasutan võimalust veelkord tänada kõiki, kes oma tähelepanekuid meile saatsid!

Töötasime töörühmas kõik tähelepanekud läbi ja kaalusime, mida on RLS-s oluline arvestada ja andsime tagasisidet seal, kus nägime, et tegemist on asutuse erisusega. RLS juhis annab täpsemad suunised ka erisuste väljatoomiseks selliselt, et säiliks RLS-i ühtlustatud struktuur. See tagab paindlikkuse asutuste vaates, aga täidab ka eesmärki, et liigitusskeemid oleksid võimalikult ühetaolised.

6. Millised on esimesed sammud, mida asutus peaks astuma raamliigitusskeemi rakendamiseks?

Esimese sammuna võiks põhjalikult tutvuda raamliigitusskeemi ja selle rakendamise juhisega. Seejärel asutuse teabe analüüsimine, võrdlus RLS-iga ning selle alusel liigitusskeemi koostamine. Liigitusskeemi koostamisel saab asutus aluseks võtta RLS-i struktuuri, kuid lähtuda tuleks oma asutusest ja tekkivast

teabest. Funktsioonide ja sarjade numereerimisel võetakse aluseks RLS-i numeratsioon, kuid vahele jäetakse sarjad, mida asutuses ei teki ning funktsiooni lõppu lisatakse sarjad, mida RLS-is ei ole (asutuse erisus). Samamoodi tuleb hinnata ja üle vaadata säilitustähtajad, hoiukohad, juurdepääsupiirangud, jm.

Põhiline soovitus, mida me dokumendihalduritena tõenäoliselt kõik oleme kogenud – liigitusskeemi uuendamiseks tasub varuda aega ja läbi mõelda kogu protsess – kaasata teenuse juhte ja vastutajaid, kellel on oma teabest kõige parem ülevaade; kooskõlastamise protsess (nii asutusesisene kui Rahvusarhiiviga); planeerida koolitusi, et tagada uuenduste võimalikult sujuv rakendamine ja kasutajate teadlikkus; leppida kokku skeemi edasine ajakohasena hoidmine, jne.

Kui asutusel ei ole täna otsest vajadust liigitusskeemi muutmiseks, ei ole see RLS-i rakendamiseks vajalik. Liigume 2025. aastal edasi põhifunktsioonide osaga, mis võib kaasa tuua veel täiendavaid muudatusi. Kui muutmine on aga plaanis, siis avaliku sektori asutustele on kindlasti soovitus võtta juhtimis- ja tugifunktsioonide osas aluseks RLS. See aitab meil liikuda selles suunas, et uue DHS-i juurutamisel oleks avaliku sektori teabe liigitamine ühetaolisem.

7. Milliseid tagasisidet olete seni saanud skeemi praktilise kasutamise kohta erinevates asutustes?

Kuna RLS valmis alles sügisel, siis oleme tagasisidet saanud veel väga vähe. Meile teadaolevalt on seda rakendanud alles mõned üksikud asutused, sealhulgas RTK ise ning paar meie teenusel olevat asutust (uuendatud liigitusskeemid jõustuvad 2025. a jaanuarist). Liigitusskeemi väljatöötamise protsess oli dokumendihaldurite sõnul juhtimise ja tugifunktsioonide osas lihtsam, aga asutusesisest arutelu erinevate osapooltega on kindlasti vaja, et selgitada välja asutuse vaates asjakohane info, sh rääkida läbi need kohad, kus asutuse varasem praktika on olnud teistsugune, jne.

Igatahes väga ootame asutustelt tagasisidet RLS-i rakendamise kohta!

8. Kuidas tagatakse skeemi regulaarne ajakohastamine ja selle vastavus muutuvale seadusandlusele?

RLS-i haldab ja selle ajakohastamise eest vastutab RTK. Muudatused või ajakohastamise vajadus võivad tekkida erinevatel põhjustel, näiteks asutustelt saadud tähelepanekute põhjal, meie enda teenuse arendamise käigus või seoses seadusandluse muudatustega. Sellisel juhul kaasame taas töörühma ja arutame muudatuse läbi.

Teavitame asutusi muudatustest dokumendihaldurite juhtrühma kaudu, kuhu kuuluvad ministeeriumide esindajad. Lisaks hoolitseme selle eest, et kõik vajalikud muudatused kajastuksid ka RTK kodulehel.

9. Kas on kavas arendada skeemi automatiseerimise või tehisintellekti kasutamise suunas?

See on üks eesmärkidest, millele oleme mõelnud eelkõige uue DHS-i arendamise kontekstis. Üks peamisi kitsaskohti, mida oleme saanud tänastelt DHS-ide kasutajatelt, on seotud just dokumendipuu ja sarjade valiku keerukusega. Ootus on, et uus DHS toetaks selles osas kasutajaid rohkem, pakkudes automaatsemaid ja nutikamaid lahendusi. RLS küll otseselt funktsionaalsust ei mõjuta, kuid olen kindel, et ühtlustatud põhimõtted (sh RLS) annavad kindlasti parema aluse nende lahenduste rakendamiseks tulevikus.

10. Millised olid Teie isiklikud väljakutsed raamliigitusskeemi ja juhise loomisel?

Kui meenutada peaaegu kaks aastat kestnud protsessi, siis töörühma juhina oli minu peamiseks väljakutseteks ikkagi ajaline ressurss. Kuna töörühma liikmed panustasid oma põhitöö kõrvalt, tuli leida sobilik töörütm, mis sobiks kõigile osapooltele. Üheks suureks väljakutseks oli ka sisendi andmise lihtsustamine, õigete töökeskkondade leidmine, saadud tähelepanekute ja paranduste haldamine, jne.

Siinkohal olid suureks abiks Rahvusarhiivi töörühma liikmed, kes andsid sisulist tuge ja aitasid hallata kogu protsessi.

Väljakutseks oli ka see, et laua taga oli palju erialaspetsialiste pikaajaliste kogemuste ja erinevate praktikatega. See muutis ühtlustamise ja kompromisside leidmise mõnikord keeruliseks ning aeganõudvaks. Protsessi tervikuna silmas pidades oli see muidugi suur väärtus.

11. Milliste saavutuste üle olete kõige rohkem uhke seoses selle projektiga?

Kõige-kõige suurem rõõm on selle üle, et saime astuda olulise sammu dokumendihalduse teenuse ühtlustamise suunas ja pakkuda asutustele tuge liigitusskeemide väljatöötamise protsessis.

Usun tõesti, et RLS on hea alus asutustele oma teabe analüüsimisel ja liigitusskeemide koostamisel ja eriline tugi võiks see olla asutustele, kus teabehalduse või dokumendihalduse ressurss ja kompetents on piiratum või näiteks dokumendihalduril ei ole asutusesisest tugivõrgustikku, kellega üheskoos protsessi vedada.

Ja isiklikus võtmes ja pikaaegse dokumendihaldurina pean ütlema, et sisuliselt oli tegemist väga põneva protsessiga ning rõõm oli teha koostöös nii paljude tugevate praktikutega!

12. Kas on midagi, mida soovite lisada raamliigitusskeemi kasutajate jaoks?

Eelkõige soovime head kasutamist! :)

Julgustan väga andma meile tagasisidet ja jagama oma rakendamise kogemust! Kõik tähelepanekud ja ettepanekud on jooksvalt oodatud aadressile: dokumendihaldus@rtk.ee. Raamliigitusskeem koos juhisega asub RTK kodulehel: https://www.rtk.ee/dokumendihaldus-ja-arhiiviteenuse-osakond.

Ilusat alanud aastat kogu RTK dokumendihaldurite ja arhivaaride tiimi poolt!

Mirlian Rebane

08.01.2025